FAQ

Aktywacja Google Drive dla użytkowników domeny

Aktywacja Google Drive dla użytkowników domeny tekst

Aktywacja opcji dostępu aplikacji poprzez API.

Aktywacja opcji dostępu aplikacji poprzez API. tekst

Ustawianie uprawnień super administratora domeny google

Ustawianie uprawnień super administratora domeny google tekst

Zakładanie konta google apps for work

Zakładanie konta google apps for work tekst

Jak zarządzać uprawnieniami do dokumentów czyli czemu służą zakładki: Użytkownicy, Użytkownicy aplikacji,
    Grupy i Uprawnienia?

Po stworzeniu klasy dokumentu administrator musi uwidocznić daną klasę dla wybranych użytkowników, którzy powinni mieć do niej dostęp.

Rozróżniamy dwie grupy użytkowników:

  • Użytkownicy
  • Użytkownicy aplikacji.

1. Użytkownicy

Użytkownicy to w definicji systemu ci pracownicy, którzy posiadają konta na tej samej domenie, a której zainstalowane zostało docDocu. Dodawanie nowego użytkownika następuje zatem z poziomu panelu do zarządzania domeną. Następnie w docDocu należ kliknąć przycisk „Synchronizuj z domeną” i lista użytkowników zostaje zaktualizowana o nowododanych.

Ostatnie trzy kolumny z checkboxami pozwalają zarządzać licencjami docDocu i definiować czy użytkownicy są Aktywni (wówczas mają dostęp do systemu). Aktywnych użytkowników możemy mieć tylu ile aktualnie aktywnych licencji dostępowych docDocu posiadamy (możemy w profilu po zalogowaniu się na docdocu.pl dowolnie zarządzać zwiększając lub zmniejszając liczbę aktywnych licencji w zależności od potrzeb).

Panel użytkowników pozwala nam także definiować czy dany użytkownik jest Administratorem (posiada wówczas dostęp do zakładki Administracja) i/lub Projektantem (posiada wówczas dostęp do zakładki Projektowanie).

2. Użytkownicy aplikacji

Użytkownicy aplikacji to tacy użytkownicy, których konta istnieją na innej domenie niż ta, na której zostało zainstalowane docDocu (mogą to być kliencie zewnętrzni, firmy partnerskie, podwykonawcy etc.)

Tutaj także możemy zadecydować czy dany użytkownik jest aktywny oraz czy jest projektantem (użytkownicy spoza domeny nie mają możliwości administrowania).

Chcąc dodać nowego użytkownika aplikacji dodajemy go przyciskiem „Stwórz” oraz uzupełnieniem okna o adres e-mail, nazwę użytkownika i zapisaniem danych.

3. Grupy

 

Użytkownicy powinni zostać przypisani do danych grup. Dana grupa posiada lub nie posiada uprawnienia do danej klasy dokumentu.

Aby utworzyć grupę należy w zakładce Administracja/Grupy wcisnąć przycisk „Dodaj” i zdefiniować Nazwę oraz Opis grupy aby móc rozpoznać daną grupę podczas przypisywania uprawnień do dokumentów.

Po zapisaniu Grupa zostaje dodana do listy grup

4. Uprawnienia

 

Aby nadać danej Grupie uprawnienia do danej klasy dokumentów, administrator wchodzi do zakładki Administracja/Uprawnienia.

Po lewej stronie pojawia się lista wszystkich grup wraz z opisami. Po kliknięciu na daną grupę po prawej stronie pojawia się lista wszystkich klas dokumentów. Klikając na Poziom uprawnień rozwijamy listę dostępnych uprawnień.

 

Rodzaje uprawnień:

– – to brak dostępu do danej klasy – klasa będzie niewidoczna dla użytkowników należących do danej grupy)

RO – to opcja Read Only – użytkownicy nie mogą uzupełniać formularza opisującego dokument

RO+ – to opcja Read Only z dodatkowymi uprawnieniami dostępu do historii dokumentu (zakładka Raporty)

ED – to opcja edycji – użytkownicy mogą uzupełniać formularz opisujący dokument

ED-REM – to opcja edycji z dodatkowymi uprawnieniami do usuwania pliku z bazy repozytorium dokumentów docDocu

 

Należy pamiętać aby po utworzeniu nowej klasy dokumentu nadać do niej uprawnienia dla danej grupy użytkowników. W przeciwnym razie, klasa będzie niewidoczna w zakładkach Wprowadź i Szukaj

Czym są Słowniki?

Słowniki w systemie to listy rozwijalne. Aby móc je rozróżniać przy podpinaniu do poszczególnych formularzy w systemie należy nadać im nazwy:

Za pomocą przycisku dodaj dodajemy i wprowadzamy poszczególne pozycje listy, które powinny wchodzić w skład listy rozwijalnej.

Przechodzimy do klasy dokumentu, gdzie w formularzu opisującym dany dokument dodajemy pole typu słowniki.

W tym celu przechodzimy do zakładki Projektowanie/Klasy dokumentów, klikamy dwukrotnie na klasę dokumentu, dodajemy pole typu słownik i wybieramy dany słownik po nazwie (w naszym przypadku jest to słownik o nazwie „test”):

Zapisujemy ustawienia.

W efekcie wyszukując dokumenty lub wprowadzając dokumenty w ramach danej klasy mamy listę rozwijalną z zawartością stworzonego przez nas słownika.

 

 

 

 

Jak przystąpić do zaplanowania Klas dokumentów i atrybutów opisujących dokumenty

Przede wszystkim należy się zastanowić jakie rodzaje dokumentów mamy: księgowe, kadrowe, korespondencję, umowy, zamówienia, reklamacje, windykacyjne, produkcyjne, przetargowe, projektowe, dokumenty firmy i klientów etc. Następnie zastanawiamy się jakimi informacjami te typy/klasy dokumentów muszą być opisane żeby później po tych samych informacjach można było do danego dokumentu dotrzeć. Każda klasa/typ dokumentu wymaga innych pól z atrybutami (indeksami) opisującymi tę klasę dokumentu. Atrybuty te pozwolą w późniejszym czasie odszukać dokument.
I tak, Faktura, na przykład, będzie wymagała pól:

  • numer faktury
  • kontrahent
  • data wystawienia
  • data płatności
  • wartość netto
  • status (np.: nowa/do akceptacji/zaksięgowano/zapłacono).

Podczas gdy korespondencja będzie opisana atrybutami:

  • nr pisma
  • czego dotyczy
  • nr wewnętrzny korespondencji
  • nadawca
  • data odbioru
  • adresat
  • wymagany termin odpowiedzi
  • etc.

Różnica w opisach poszczególnych dokumentów wskazuje na potrzebę rozróżnienia ich jako oddzielnego typu. Dodatkowo może się zdarzyć, że dwa różne działy lub dwóch różnych pracowników potrzebuje innego zestawu atrybutów określających dokument. Księgowość może wymagać wszystkich pól, podczas gdy dział windykacji interesuje numer faktury, kontrahent, kwota, status (zapłacony/niezapłacony), ilość dni po terminie płatności. System powinien pozwalać na różnorodne zestawy atrybutów by usprawnić pracę danego działu („pracujemy szybciej gdy widzimy tylko tyle ile potrzebujemy – zbędne informacje nas nie rozpraszają”).

Innym pomysłem jest stworzenie szerszej klasy/typu dokumentów, która zawiera podkategorie. Biorąc za przykład dokumentację przetargową, mamy w niej różnorodne dokumenty: oferty, SIWZ, tabele, zestawienia, opisy, charakterystykę, dowody wpłaty wadium (jeśli jesteśmy ubiegającym się) oraz różnorodną dokumentację związaną z realizacją przetargu (jeśli jesteśmy ogłaszającym przetarg lub prowadzimy teczkę dokumentującą jako realizator projektu) etc. Wówczas najlepiej wprowadzić podkategorie pozwalające wyświetlać poszczególne typy dokumentów w różnorodnych konstelacjach. Np. definicja atrybutów opisujących dokumenty:

  • typ dokumentu: (budżet/SIWZ/oferta/wadium/umowa/zestawienie/raport/faktury kosztowe/faktury wystawione)
  • numer projektu: (120213 / 240513 / 650713)
  • kontrahent: (Firma deweloperska / UAM / Klinika Medyczna / Szkoła Podstawowa)
  • zakres dat od:… do:…

pozwoli na wyświetlenie wszystkich dokumentów w dotyczących konkretnego projektu o danym numerze, wszystkich umów w obrębie danego kontrahenta lub wszystkich budżetów (bez względu na projekt i kontrahenta) w danym przedziale czasowym (np. by określić sumę gwarantowaną na zapewnienie płynności finansowej i terminowej realizacji projektu).

W dalszej kolejności należy zastanowić się kto powinien do danego dokumentu mieć dostęp i w jakim zakresie (tylko do odczytu, czy możliwość pełnej edycji). Istnieje klasa/typ dokumentów zawierających grupę dokumentów, do których pracownicy mogą mieć dostęp (np. KRS, NIP i Regon spółki), oraz grupę dokumentów, do których dostęp powinien mieć tylko i wyłącznie zarząd. Dlatego wskazane jest by uprawnienia do dokumentu można było określać na co najmniej trzech poziomach: użytkownik, klasa/typ dokumentu, uprawnienia do pojedynczego dokumentu.

Jak zorganizować workflow (elektroniczny obieg zadań)?

Definiowanie nowego zadania rozpocznij od określenia nazwy zadania oraz jego krótkiego opisu. Dzięki temu, łatwo będzie odnaleźć zadanie w panelu administratora, a pracownik, który otrzymał zadanie będzie widział czego ono dotyczy jeszcze przed jego otwarciem.

Wybierz klasę dokumentów, której zadanie dotyczy oraz określ czy zadanie powinno zostać przypisane do pojedynczego użytkownika czy też do całej grupy pracowników.

Jeśli zadanie stanowi pierwszy krok w procesie elektronicznego obiegu dokumentu, pole [Kontynuacja pozostaje puste]. Jeśli jednak jest to kolejny krok, warto w polu [Kontynuacja] wybrać z listy krok poprzedzający, wówczas część danych zostanie automatycznie pobrana z poprzedniego kroku i pozostanie jedynie mała ich modyfikacja.

Nadanie odpowiedniego priorytetu będzie miało wpływ na automatyczne umiejscowienie zadania na liście zadań. Jeśli nadamy priorytet 10, zadanie zawsze będzie się pojawiać jako pierwsze na liście zadań. Jeśli nadamy zadaniu priorytet 1, zadanie będzie wyświetlane na końcu listy jako najmniej istotne.

Ustaw warunki dla aktywacji zadania. W tym celu w formularzu z nagłówkiem [Aktywacja filtra] należy zdefiniować warunek automatycznego uruchomienia zadania. Np. w polu atrybutu [Status dokumentu] pozycja [ Nowy] będzie aktywować krok opisania dokumentu przez danego pracownika. Pola, które są uwzględniane przy aktywacji kroku to te, które są zaznaczone znacznikiem [tick]. Należy zwrócić uwagę czy przypadkiem znacznik nie jest zaznaczony przy pustym polu atrybutu – najczęściej takie ustawienie powoduje brak oczekiwanych efektów przy uruchomieniu zadania.

W kolumnie [Widoczność] zaznacz znacznikami [tick] wszystkie te pola atrybutów, które dany pracownik powinien widzieć w swoim kroku – być może są pola z danymi, które powinni widzieć wyłącznie przełożeni, Zarząd lub księgowość. Brak zaznaczenia poszczególnych pól sprawi, że dany pracownik w swoim zadaniu nie będzie ich widział. Jeśli, zatem, zdarzy się, że do pracownika trafia zadanie i nie ma przy nim widocznego formularza z atrybutami opisującymi dokument, należy powrócić do panelu administratora i zaznaczyć odpowiednie pola.

Kolejna kolumna (z pustym polem nazwy) za kolumną [Widoczność] to Akcja. W pustym polu w pierwszej pozycji zdefiniuj nazwę akcji. Nazwa ta pojawi się na przycisku w danym zadaniu (np. [Akceptuję]). Poniżej znajdują się kolejne pola z atrybutami. Ustaw zmianę/y w atrybucie/atrybutach, które powinny być efektem kliknięci na przycisk akcji (np. zmiana statusu z [Do Akceptacji] na [Zaakceptowano]).

Jeśli użytkownik w swoim zadaniu powinien mieć dostępnych kilka przycisków dających mu możliwość dokonania wyboru (przy czym każdy wybór niesie za sobą inny rezultat), wówczas kliknij przycisk [Dodaj akcję]. Pojawi się kolejna kolumna, w której analogicznie nadaj nazwę (np.[Odrzucam])- będzie to nazwa przycisku w zadaniu oraz określ rezultat po wykonaniu tej akcji. Np. wybór przycisku [Odrzucam] skutkuje nadaniem dokumentowi statusu [Odrzucony]. Na bazie statusu można definiować kolejne zadania związane z takim właśnie scenariuszem obiegu dokumentu.

Na koniec zapisz ustawienia zdefiniowanego zadania..

Jak automatycznie importować pliki z dysku wirtualnego i załączniki z poczty e-mail?

Import pozwala na automatyczne archiwizowanie dokumentów z poczty e-mail lub folderu dysku Google Drive w konkretnej klasie dokumentów w docDocu. Zaimportowane dokumenty mogą mieć automatycznie nadane opisy.

W tym celu należy dodać nowy import i nadać mu nazwę, by móc go później łatwo zidentyfikować.

Wybierz typ dokumentu, który ma zostać importowany (dla różnych typów dokumentów należy ustawić osobne importy).

Wskaż jak często docDocu powinien monitorować skazaną lokalizację w poszukiwaniu nowych dokumentów.

Wybierz czy import następuje z dysku Google Drive czy z poczty e-mail.

Jeśli import następuje z dysku Google Drive, w kolejnej pozycji [Źródło pliku] wskaż folder na dysku, który powinien być monitorowany.

Jeśli import następuje z poczty e-mail, w kolejnej pozycji wskaż adres mailowy dostępny dla importu. (Adres mailowy w tym polu pobierany jest z zakładki [Skrzynki pocztowe]-jeśli brak adresów na liście wyboru, należy zdefiniować adres e-mail w zakładce [Skrzynki pocztowe].)

Korzystając z funkcji rozpoznawania kodów kreskowych, zaznacz tę opcję i zdefiniuj w którym miejscu na dokumencie kod kredkowy zostaje umieszczony w standardzie. Jako opcję można także zdefiniować maskę kodu, jeśli chcesz aby tylko wybrane dokumenty (posiadające tę konkretną maskę kodu zostały zaimportowane w ramach powyższych ustawień).

Jako ostatni punkt wybierz klasę dokumentów, do której wskazane dokumenty powinny zostać zaimportowane. Po wybraniu klasy ujawni się formularz z atrybutami opisującymi dokumenty. Możesz wpisać konkretną/e wartość/ci, które zostaną automatycznie nadane każdemu dokumentowi spełniającemu w/w warunki dla zdefiniowanego importu, np. wszystkie faktury kosztowe zaimportowane ze wskazanego miejsca mogą mieć automatycznie nadawaną wartość „Nowa”, co wywoła konkretne zadanie dla pracownika zajmującego się nowymi fakturami).

Na koniec zaznacz pole [Czy jest aktywny?] i zapisz ustawienia przyciskiem [Zapisz] .

Jak nadać uprawnienia użytkownikom?

Grupy pozwalają na wskazanie użytkowników, którzy do danej grupy należą. W ten sposób szybko i wygodnie można zarządzać uprawnieniami dostępu do danych dokumentów. Aby łatwo identyfikować grupę należy nadać jej nazwę.

Użytkownicy spośród których wybieramy członków grupy znajdują się w oknie po lewej stronie. Lista wyświetla się automatycznie i zawiera wskazanych użytkowników posiadających licencje dostępowe do docDocu.

Użytkownicy należący do grupy muszą być oznaczeni jako aktywni za pomocą haczyka [tick].

W prawym oknie definiujemy do jakich dokumentów grupa użytkowników ma mieć dostęp i w jakim zakresie. W tym celu dla każdej klasy dokumentów wybieramy uprawnienia z listy. Lista klas uzupełnia się automatycznie o kolejne nowotworzone klasy.

Rodzaje uprawnień:
RO – Read Only – użytkownik może: wybrać klasę dokumentu, wyszukać dokumenty, przeglądać dokumenty
RO+ – Read Only + – użytkownik może: wybrać klasę dokumentu, wyszukać dokumenty, przeglądać dokumenty, wyświetlać atrybuty systemowe, przeglądać raportów klasy, przeglądać historię dokumentów, mieć dostęp do raportów dla klasy
ED – Edycja – użytkownik może: edytować atrybuty, edytować treść dokumentu, dodawać dokumenty dodawać nową wersję, drukować i pobierać dokumenty
ED+ – Edycja + – użytkownik może: edytować atrybuty, edytować treść dokumentu, dodawać dokumenty dodawać nową wersję, drukować i pobierać dokumenty, usuwać dokumenty

Jeśli dany użytkownik nie ma dostępu do klasy, należy sprawdzić czy został dodany do odpowiedniej grupy i czy grupa ta posiada dostęp do klasy dokumentu.

Uprawnienia można w dowolnym momencie modyfikować. Aby je uaktywnić należy w zakładce [Użytkownicy] nacisnąć przycisk [Synchronizuj z domeną].

Na koniec zapisujemy ustawienia za pomocą przycisku [Zapisz].

docDocu zostaje udostępnione z dwoma przykładowymi grupami, które przed rozpoczęciem korzystania z systemu należy bezwzględnie przeanalizować i ustalić czy dany pracownik powinien mieć dostęp w ramach nadanych domyślnie uprawnień do konkretnej klasy dokumentów..

Jak stworzyć nową klasę dokumentu?

Klasa dokumentu to inaczej typ dokumentu. Wyróżniamy różne klasy dokumentów, ponieważ atrybuty opisujące np. umowę będą inne od atrybutów opisujących np. fakturę.

Przeciągnij i upuść wybrany typ pola do okna z atrybutami klasy i nadaj mu nazwę w polu tekstowym. W momencie wyświetlania formularza poszczególne pola opisowe będą nosiły nadane w tym miejscu nazwy.

Kolejność atrybutów może zostać dowolnie zmieniana. Metodą przeciągnij i upuść należy w oknie z atrybutami klasy ustawić poszczególne atrybuty w oczekiwanej kolejności.

Na koniec zapisujemy ustawienia za pomocą przycisku [Zapisz].

Formularz można w dowolnym momencie modyfikować dodając do niego kolejne pozycje lub zmieniając ich opis.
docDocu zostaje udostępnione z kilkoma przykładowymi klasami, które można także wykorzystać jako wzorce do tworzenia nowych klas dokumentów.

Jak stworzyć nowy słownik?

Słownik to inaczej lista rozwijana, która pojawi się w odpowiednich miejscach w formularzu. W tym miejscu określamy elementy jakie zawiera lista rozwijana. Należy nadać nazwę słownikowi, by móc go potem łatwo zidentyfikować wśród pozostałych. Następnie za pomocą przycisku [Dodaj] dodać kolejne pozycje na liście i nadać im nazwę w polu tekstowym.

Kolejność poszczególnych elementów jest ustalana metodą przeciągnij i upuść.

Zawartość słownika można w dowolnym momencie modyfikować dodając do niego kolejne pozycje lub zmieniając ich opis.
Na koniec zapisujemy ustawienia za pomocą przycisku [Zapisz].

docDocu zostaje udostępnione z kilkoma przykładowymi słownikami, które można także wykorzystać jako wzorce do tworzenia nowych słowników.

Poniżej załączamy przykład słownika dla różnych typów faktur

np. Nazwa słownika: Faktura kosztowa
faktura proforma
faktura kosztowa
faktura korekta
nota korygująca
.