Michal Galas

Archiwum elektroniczne w Biurze księgowym

archiwum elektroniczne w biurze księgowym

Biuro księgowe – miejsce niezwykle obciążone z punktu widzenia procesowania i przetwarzania dokumentów. Zarządzanie dokumentami stanowi w Biurze księgowym najwyższy priorytet. Czy można je jeszcze bardziej usprawnić? …Oczywiście. Zyskiem jest więcej czasu na obsługę większej ilości firm, zwiększenie portfolio usług, a przede wszystkim rozszerzenie obszaru działalności z Biura księgowego obsługującego firmy lokalnie na Biuro o […]



Michal Galas

Elektroniczne archiwum dokumentów

archives

Wiele firm zadaje mi dwa podstawowe pytania podczas rozmów: „Co to jest elektroniczne archiwum dokumentów?” i „W jakim celu mielibyśmy je zastosować?” Nadal istnieje przekonanie, że praca z dokumentem w formie papierowej nie stanowi ani problemu ani zbyt dużej starty czasu i pieniędzy. Wynika to z faktu, że bardzo trudno jest jednoznacznie zweryfikować jak duże […]



Michal Galas

Obieg dokumentów

workflow_2

Obieg dokumentów istnieje w każdej firmie – korespondencja, zamówienia, reklamacje, oferty, faktury kosztowe, które trzeba zaakceptować – dokumenty w naturalny sposób są przekazywane od jednego pracownika do drugiego. W każdej firmie poziom skomplikowania procedur i poziom rozbudowania obiegu danej dokumentacji jest zróżnicowany. Jednak nawet prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z comiesięcznym dostarczeniem do księgowości […]



Michal Galas

Jak zorganizować archiwum elektroniczne (klasy i atrybuty dokumentów)

jak zorganizować archiwum elektroniczne

Decyzja o przeniesieniu tradycyjnego papierowego archiwum dokumentów do elektronicznego archiwum stanowi punkt zapalny burzy mózgów. Powstaje lista pytań i wątpliwości związanych z organizacją elektronicznego archiwum. Jak podzielić dokumenty? Jakimi kryteriami się kierować. W jaki sposób dokumenty powinny być opisywane? Kto powinien mieć do nich dostęp i na jakim poziomie uprawnień (do edycji, czy tylko do […]



Michal Galas

Bezpieczeństwo archiwum dokumentów w chmurze.

bezpieczeństwo archiwum dokumentów w chmurze

Archiwum dokumentów w chmurze a bezpieczeństwo Nie raz zastanawiałem się czy powierzyć swoje dokumenty chmurze. Spotykam się z wieloma bardzo podejrzliwymi osobami, które nie chcą udostępnić najważniejszych ustaleń, kosztów żadnej firmie zewnętrznej – co najwyżej mogą przechowywać dokumenty na własnym serwerze w swojej firmie. Jeden z moich stałych kontrahentów, z którym od dawna współpracuje jest […]



Michal Galas

Integracje z elektronicznym archiwum dokumentów – część III

Integracje w elektronicznym archiwum dokumentów

W poprzednich dwóch częściach omówiłem praktyczne przykłady zastosowania integracji z e-archiwum na przykładach współpracy DMS z innymi systemami oraz zorganizowania obiegu dokumentów składowanych w e-archiwum oraz cyklu ich życia. Dziś pora na trochę informacji dotyczących opisu możliwych rozwiązań i scenariuszy integracji e-archiwum z pozostałymi systemami dostępnymi w firmie. Integracja może nastąpić na kilka sposobów: 1) […]



Michal Galas

Integracje z archiwum elektronicznym – część II

Integracje w elektronicznym archiwum dokumentów

Workflow Obieg dokumentów wydaje się naturalnym i logicznym etapem następującym po wymianie archiwum papierowego na elektroniczne. Różnorodne scenariusze obiegu dokumentów stanowią praktycznie nieskończony zbiór. Idealnym rozwiązaniem jest system klasy BPM (Business Process Management) realizujący obieg zadań powszechnie znany pod pojęciem „workflow”. Systemy BPM różnią się funkcjami. Najwygodniejsze dla pracowników są te systemy, które elastycznie pozwalają […]



Michal Galas

Integracje z elektronicznym archiwum dokumentów część I

Integracje w elektronicznym archiwum dokumentów

Temat integracji elektronicznego archiwum dokumentów jest tak szerokim zagadnieniem, że postanowiłem opisać je w odcinkach. Dziś część I „Funkcjonalne korzyści na przykładzie integracji z różnymi systemami i aplikacjami” część I Elektroniczne archiwum dokumentów stanowi świetne narzędzie udostępniające dokument w kilka sekund. I jeśli dany dokument już się w nim znalazł, nikt nie podważa przydatności systemu do […]



Michal Galas

Archiwum elektroniczne umów – archiwizować wersje robocze czy tylko finalne

Contract Being Signed On Desk

Zarządzaniu wersjami umów w elektronicznym archiwum nieodłącznie towarzyszy pytanie: „Które wersje archiwizować?” Istnieje, bowiem, ryzyko zaśmiecenia e-archiwum zbyt dużą ilością bezwartościowych dokumentów, co zmniejszy efektywne zarządzanie dokumentacją i wydłuży czas dotarcia do właściwej pozycji. Dostępne na rynku DMS (document management systems) oferują różnorodne funkcje edycji i opracowywania kolejnych wersji umowy. Większość z nich proponuje pracę […]



Michal Galas

Elektroniczne archiwum faktur z punktu widzenia urzędu skarbowego

Elektroniczne archiwum dokumentów a Urząd Skarbowy

Nowy Rok 2013 niesie za sobą nowelizacje przepisów dotyczących faktur VAT (Broszura fakturowanie z dnia 21 grudnia ). Przepisy wchodzące w życie od 1. stycznia 2013r. jednoznacznie definiują, że fakturę VAT stanowi zarówno dokument wersji papierowej jak i elektronicznej. Istotne jest, by faktury wystawiane w formie elektronicznej przez systemy księgowe lub edytory tekstu zostały udostępnione odbiorcy […]